Kategorie skladových karet

Než začnete vytvářet samotné skladové karty, doporučujeme nejprve připravit jednotlivé kategorie. Každá nově vytvořená karta bude patřit do některé z kategorií a díky tomu bude přehledně uspořádaná jak v administraci, tak při samotném prodeji.

Typickým příkladem může být kategorie Nealkoholické nápoje, ve které budou jednotlivé položky jako Coca-Cola, Fanta, Sprite nebo Kofola. Stejně tak můžete vytvořit kategorie například pro pizzu, burgery, dezerty nebo teplé nápoje.

Čím lépe si strukturu kategorií připravíte na začátku, tím jednodušší bude pozdější práce se systémem.

Vytvoření nové kategorie

Novou kategorii vytvoříte pomocí tlačítka Plus.

Stačí zadat její název a případně vybrat barvu, která se bude zobrazovat v pokladně. Barevné rozlišení pomáhá obsluze rychleji se orientovat, zvláště pokud máte větší počet kategorií.

Součástí nastavení je také několik dalších voleb, které mohou každodenní práci se systémem výrazně usnadnit.

Skrytí opakující se části názvu

Systém můžete nastavit tak, aby při zobrazení položek automaticky skrýval opakující se část názvu.

Příklad:

Pokud všechny produkty začínají stejným slovem, například „Bageta“, může pokladna zobrazovat pouze jednotlivé příchutě.

• Bageta šunková → Šunková
• Bageta sýrová → Sýrová
• Bageta kuřecí → Kuřecí

Díky tomu je zobrazení položek v pokladně přehlednější a obsluha se v nabídce rychleji orientuje.

Dlouhé názvy položek

Pokud máte produkty s delšími názvy, můžete aktivovat možnost pro zobrazování dlouhých názvů.

Systém automaticky zvětší tlačítka jednotlivých položek v pokladně. Díky tomu budou názvy lépe čitelné a obsluha nebude muset pracovat se zkrácenými nebo neúplnými texty.

Kategorie příloh

Velmi důležitou funkcí jsou také kategorie příloh. Ty slouží k tomu, aby se po výběru hlavní položky automaticky zobrazily související nabídky.

Příklad:

Obsluha vybere konkrétní pizzu a systém následně automaticky nabídne kategorii s přídavnými ingrediencemi.

Stejným způsobem lze nabídnout například:

• přílohy k hlavním jídlům,
• přísady na pizzu,
• nápoje k menu,
• další doplňkové produkty.

Díky tomu je obsluha rychlejší a zároveň se snižuje riziko, že některou z možností zapomene zákazníkovi nabídnout.

Automatické zobrazení navázaných položek

U kategorií můžete nastavit také automatické zobrazování navázaných položek nebo rychlých poznámek.

Po přidání produktu tak může systém ihned nabídnout například následující možnosti:

• zabalit s sebou,
• bez ledu,
• na dva talíře,
• jiné často používané volby.

Obsluha tak nemusí tyto možnosti vyhledávat nebo zadávat ručně.

Prodej pouze celého množství

Pokud používáte online objednávání, můžete určit, že zákazník smí objednat pouze celé kusy.

Toto nastavení je vhodné například u produktů, u kterých může obsluha prodávat poloviční porce, ale zákazník by tuto možnost při online objednávce mít neměl.

Seskupování položek

Dalším nastavením je seskupování stejných položek.

Pokud je tato funkce zapnutá, systém například pět stejných nápojů zobrazí jako jednu položku s množstvím pěti kusů.

V některých případech ale může být vhodnější ponechat každou položku samostatně. Typicky například u menu nebo složitějších objednávek, kde se jednotlivé porce mohou lišit poznámkami nebo přílohami.

Pro každou kategorii si tak můžete zvolit způsob zobrazení, který nejlépe odpovídá způsobu práce ve vaší provozovně.

Řazení položek

Pořadí položek nemusí být nastaveno pouze podle názvu. Můžete zvolit vlastní pořadí a přizpůsobit jej způsobu práce obsluhy.

Příklad:

V kategorii menu můžete nastavit následující pořadí:

1. polévky,
2. hlavní jídla,
3. dezerty.

Správné pořadí položek může při každodenní práci výrazně zrychlit obsluhu.

Dostupnost kategorií

Každou kategorii můžete podle potřeby skrýt. Tato možnost je praktická například u sezónní nabídky.

Po skončení sezóny nemusíte kategorii mazat. Stačí ji označit jako neaktivní a přestane se zobrazovat v pokladně.

Jakmile ji budete znovu potřebovat, jednoduše ji opět aktivujete. Díky tomu zůstává zachována historie i všechny již vytvořené produkty.

Pokročilé nastavení kategorií

V předchozí části jsme si ukázali, jak vytvořit základní kategorie. Nyní se podíváme na několik pokročilých funkcí, které vám pomohou zpřehlednit práci obsluhy i administraci systému.

Navázané kategorie

Kategorie lze mezi sebou propojit. Po výběru jedné kategorie tak systém automaticky nabídne další související kategorii.

Příklad:

U poledního menu obsluha nejprve vybere konkrétní menu a systém okamžitě nabídne kategorii s nápoji nebo přílohami.

Stejným způsobem můžete navázat například:

• přílohy k hlavním jídlům,
• doplňky k pizzám,
• nápoje k menu.

Obsluha tak nemusí jednotlivé položky složitě hledat a celý proces prodeje je rychlejší.

Dostupnost pro online objednávky

Každou kategorii můžete samostatně povolit nebo zakázat pro online objednávky.

Toto nastavení využijete například v případě, kdy některé produkty prodáváte pouze na provozovně a nechcete je nabízet prostřednictvím QR menu nebo rozvozu.

Kategorii stačí ponechat aktivní pro pokladnu, ale vypnout její zobrazení zákazníkům.

Tisk objednávek

U každé kategorie můžete určit, kam se budou objednávky odesílat.

Objednávky můžete směrovat například:

• do kuchyně,
• na bar,
• na kuchyňský displej,
• na jiné výstupní zařízení.

Upozornění: Pokud toto nastavení změníte u již existující kategorie, doporučujeme změnu promítnout také do všech karet, které se v dané kategorii nacházejí.

V opačném případě by nové nastavení platilo pouze pro nově vytvořené položky, zatímco starší produkty by nadále používaly původní konfiguraci.

Samostatný tisk položek

Další možností je tisk každé položky na samostatný objednávkový lístek.

Tuto funkci nejčastěji využívají bistra nebo provozy, kde na jedné tiskárně pracuje více zaměstnanců.

Místo jednoho dlouhého bonu vytiskne systém každou položku zvlášť. Jednotliví pracovníci si tak mohou objednávky jednoduše rozdělit.

Obrázky kategorií

Ke kategoriím můžete přidat také vlastní obrázky.

Ty se využívají především v online objednávkách nebo QR menu, kde zákazníkům usnadňují orientaci v nabídce.

Pořadí kategorií

Po vytvoření nové kategorie se automaticky zařadí na konec seznamu. Pořadí kategorií si ale můžete kdykoliv upravit jednoduchým přetažením myší.

Doporučujeme kategorie uspořádat podle toho, jak často je obsluha používá. Nejprodávanější a nejčastěji používané kategorie je vhodné umístit na začátek.

Hromadné změny

Kategorie umožňují provádět také hromadné úpravy. Jedním krokem můžete změnit společná nastavení více skladových karet.

Hromadně můžete upravit například:

• typ skladových karet,
• sazbu DPH,
• další společná nastavení.

Upozornění: Některé údaje již u existujících skladových karet změnit nelze, zejména pokud na nich již proběhly skladové pohyby.

Překlady

Pokud využíváte online objednávky nebo vícejazyčné menu, můžete ke kategoriím doplnit překlady.

Názvy kategorií se poté zákazníkům zobrazí v jazyce, který mají nastavený.

Podkategorie

Ve většině provozů není potřeba vytvářet složitou strukturu kategorií. Naopak doporučujeme držet ji co nejjednodušší.

Pokud potřebujete nabídku rozdělit podrobněji, můžete využít jednu úroveň podkategorií.

Příklad:

Alkohol

• Whisky
• Rum
• Gin
• Vodka

Takové členění je přehledné a obsluha se v něm rychle orientuje. Několik úrovní zanoření naopak většinou znamená více klikání a pomalejší práci.

Čím jednodušší struktura kategorií, tím rychlejší je práce obsluhy.

Skupiny pro sklad

Součástí systému jsou také skladové kategorie. Ty doporučujeme ponechat jako základní strukturu a podle potřeb provozu je případně rozšířit.

Místo jedné obecné kategorie Láhve můžete vytvořit například:

• Zavřené lahve
• Otevřené lahve
• Sudy
• Vína
• Kuchyňské suroviny
• Ostatní zboží

Toto rozdělení nemá vliv na funkčnost systému. Jeho hlavní výhodou je lepší orientace při inventurách a správě skladu.

Mazání kategorií

Pokud kategorii odstraníte, produkty, které v ní byly zařazené, se nesmažou. Pouze přestanou být přiřazené ke konkrétní kategorii.

Proto doporučujeme mazání kategorií používat opatrně. Ve většině případů je vhodnější kategorii pouze deaktivovat.

Pokud kategorii omylem odstraníte, není nic ztraceno. Systém umožňuje zobrazit i neaktivní kategorie a znovu je obnovit. Pomocí vyhledávání můžete také rychle najít kategorii, kterou potřebujete upravit.

Přehled typů skladových karet

Když máme připravené kategorie, můžeme se podívat na samotné skladové karty. Každý typ karty má v systému svůj účel a je důležité zvolit správný typ hned při jejím vytváření.

Zboží

Karta typu Zboží je klasická skladová karta. Produkt nejen prodáváte, ale zároveň sledujete jeho skladové množství.

Typickými příklady jsou:

• balené nápoje,
• cukrovinky,
• lahve,
• krabičky,
• jiné kusové zboží.

Systém eviduje příjem, výdej i aktuální stav skladu.

Zboží bez skladu

Tento typ použijete v případě, kdy položku prodáváte, ale nechcete sledovat její skladové množství.

Může jít například o:

• sklenici vody,
• drobné služby,
• jiné položky, u kterých není skladová evidence potřeba.

Služba

Princip je podobný jako u zboží bez skladu. Rozdíl je v tom, že se jedná o službu, nikoli o fyzický produkt.

Typickými příklady mohou být:

• pronájem prostor,
• catering,
• vstupné,
• jiné poskytované služby.

Obal

Karta typu Obal slouží pro evidenci obalového materiálu.

Může se jednat například o:

• pizza boxy,
• burger boxy,
• odnosové krabičky,
• další spotřební obaly.

Pokud chcete mít přehled o jejich spotřebě, je tento typ karty vhodnou volbou.

Vratný obal

Samostatným typem jsou vratné obaly. Pomocí nich můžete evidovat například zálohované obaly nebo jiné vratné položky.

Láhev

Karta typu Láhev slouží k evidenci uzavřených lahví nebo jiných větších balení.

Ve spojení se skladovými surovinami umožňuje velmi přesně sledovat spotřebu rozlévaných produktů.

Nastavení tohoto typu karty je specifičtější, proto se mu budeme podrobněji věnovat v dalších částech.

Rozlévané zboží

Rozlévané zboží představuje produkty, které se prodávají po částech.

Typicky se jedná o:

• čepované pivo,
• rozlévané víno,
• limonády,
• tvrdý alkohol.

Tyto produkty se většinou odepisují ze skladové suroviny.

Receptura

Receptury patří mezi nejdůležitější typy skladových karet. Používají se všude tam, kde se prodávaný produkt skládá z více surovin.

Typicky jde o:

• jídla,
• pizzy,
• burgery,
• kávy,
• koktejly,
• další připravované produkty.

Receptury zajišťují automatické odepisování použitých surovin ze skladu při každém prodeji.

Text

Posledním typem je textová karta. Ta neslouží k prodeji ani ke skladové evidenci.

Využívá se především jako interní informace nebo rychlá zpráva mezi obsluhou a kuchyní.

Příklad:

Obsluha může jedním kliknutím odeslat informaci, že hosté již dojídají první chod a kuchyně může začít připravovat další.

Ve specifických případech lze textové karty využít také jako doplňkové poznámky při online objednávkách.

Nyní už známe všechny základní typy skladových karet. V další části si ukážeme jejich nastavení krok za krokem a začneme nejpoužívanějším typem – kartou Zboží.

Karta typu Zboží

Karta typu Zboží patří mezi nejčastěji používané skladové karty v systému. Použijete ji všude tam, kde prodáváte konkrétní produkt a zároveň chcete sledovat jeho skladové množství.

Typickými příklady jsou:

• balené nápoje,
• cukrovinky,
• lahve,
• obalový materiál,
• jiné kusové zboží.

Základní údaje

Každá skladová karta začíná základními informacemi. Nejdůležitější je název položky.

Doporučujeme používat jednoduché a jednoznačné názvy. Obsluha potom položky snadno najde při prodeji a zároveň se v nich budete dobře orientovat při inventurách nebo ve skladových sestavách.

Pokud používáte vlastní číslování nebo PLU kódy, můžete je doplnit již při vytváření karty. Nejde o povinný údaj, ale u větší databáze produktů může usnadnit orientaci.

Měrná jednotka

Při vytváření karty nastavíte také měrnou jednotku.

Podle typu produktu můžete použít například:

• kusy,
• litry,
• kilogramy.

U běžného kusového zboží se nejčastěji používá jednotka kus.

Upozornění: Měrnou jednotku je důležité zvolit správně hned na začátku, protože na ni navazují všechny skladové pohyby.

Prodejní cena

Dalším krokem je nastavení prodejní ceny.

Pokud prodáváte stejný produkt různými způsoby, můžete využít více prodejních cen. Nastavit můžete například jinou cenu pro rozvoz nebo jinou cenu při prodeji poloviční porce.

Pokud tyto možnosti nevyužíváte, stačí vyplnit pouze běžnou prodejní cenu.

Nezapomeňte také nastavit správnou sazbu DPH podle typu prodávaného produktu.

Nákupní cena

Na kartě najdete také pole pro nákupní cenu. Ta slouží především pro orientační výpočty a statistiky.

V běžném provozu doporučujeme nákupní cenu nezadávat ručně při vytváření skladové karty, ale doplnit ji až při příjmu zboží na sklad.

Systém tak pracuje se skutečnou cenou z konkrétní dodávky a může správně vypočítávat skladovou hodnotu i marži.

Rozšířené nastavení

V části Rozšířené najdete několik dalších možností. Není nutné používat všechny – většina provozů využije pouze několik základních nastavení.

Rychlá inventura

Pokud chcete, aby se položka zobrazovala při rychlé inventuře, stačí tuto možnost aktivovat.

Je praktická zejména u produktů, jejichž množství pravidelně kontrolujete. Při inventuře pak nemusíte procházet celý sklad.

Minimální skladové množství

U skladové karty můžete nastavit minimální stav skladu. Určíte tak množství, pod které by zásoba neměla klesnout.

Jakmile se sklad dostane pod tuto hodnotu, systém vás na to upozorní. Zboží tak můžete objednat včas a předejít situaci, kdy některý produkt nebude k dispozici.

Doporučené objednávané množství

K minimálnímu stavu můžete nastavit také doporučené množství pro objednávku.

Příklad:

• minimální stav skladu: 10 kusů,
• doporučená objednávka: 40 kusů.

Jakmile zásoba klesne pod nastavenou hranici, systém doporučí objednat nastavené množství. Tato funkce výrazně zjednodušuje pravidelné objednávky od dodavatelů.

Umístění ve skladu

Volitelně můžete zadat také fyzické umístění produktu ve skladu.

Například:

• Regál A,
• Chladicí box,
• Bar,
• Sklad nápojů.

Tento údaj není povinný, ale u větších skladů může výrazně usnadnit inventury i hledání konkrétního zboží.

Kategorie

Každou skladovou kartu je potřeba zařadit alespoň do jedné kategorie. Právě podle kategorií se bude produkt zobrazovat v pokladně.

Jedna karta může patřit také do více kategorií. Například láhev vína může být současně zařazena mezi vína a zároveň mezi doporučené produkty.

Doporučujeme ale strukturu kategorií udržovat co nejjednodušší. Příliš velké množství kategorií může zbytečně komplikovat orientaci.

Obrázky

Ke skladové kartě můžete přidat také fotografii produktu.

Obrázky se využívají především:

• v online objednávkách,
• v QR menu,
• v zákaznickém katalogu.

Kvalitní fotografie pomáhají zákazníkům s výběrem a zvyšují přehlednost nabídky.

Překlady

Pokud používáte vícejazyčné prostředí, můžete ke kartě doplnit překlady názvu i popisu.

Stejný produkt se pak zákazníkům zobrazí v jazyce, který mají nastavený.

Praktické doporučení při vytváření produktů

Při vytváření většího množství produktů doporučujeme nejprve v levém panelu označit kategorii, do které budete produkty přidávat, a teprve potom začít vytvářet nové skladové karty.

Systém totiž novou kartu automaticky zařadí do aktuálně vybrané kategorie.

Příklad:

Pokud vytváříte deset druhů limonád, nejprve otevřete kategorii Nealkoholické nápoje. Každá nově vytvořená karta se do ní automaticky zařadí a kategorii nemusíte pokaždé vybírat znovu.

Při větším množství produktů tak můžete ušetřit mnoho zbytečných kliknutí.

Upozornění: Před vytvářením nových karet si vždy zkontrolujte, ve které kategorii se právě nacházíte.

Pokud například zůstanete v kategorii Teplé nápoje a začnete vytvářet burgery, systém je automaticky zařadí právě do této kategorie.

Nejde o nevratnou změnu – kategorii můžete kdykoliv upravit. Je ale vhodné na aktuálně vybranou kategorii myslet, aby se produkty zbytečně nezařazovaly na nesprávné místo.

Zboží bez skladu a Služba

Další dva typy skladových karet jsou si velmi podobné. Ve většině nastavení fungují stejně jako karta typu Zboží.

Hlavní rozdíl spočívá v tom, že se u nich neeviduje skladové množství.

Zboží bez skladu

Tento typ použijete tehdy, když produkt prodáváte, ale nechcete sledovat jeho skladové zásoby.

Typickými příklady jsou:

• drobné jednorázové položky,
• produkty, které není potřeba skladově evidovat,
• položky, u kterých vás zajímá pouze samotný prodej.

Při vytváření vyplníte stejné základní údaje jako u běžného zboží, například:

• název,
• prodejní cenu,
• případně další prodejní ceny,
• sazbu DPH,
• kategorii.

Na rozdíl od skladového zboží zde nenajdete nastavení minimálního stavu skladu ani rychlé inventury. Tyto funkce jsou určené pouze pro položky, jejichž skladové množství systém skutečně sleduje.

Služba

Podobným způsobem funguje také karta typu Služba. Použijete ji všude tam, kde zákazník neodebírá fyzický produkt.

Může jít například o:

• pronájem,
• servisní služby,
• vstupné,
• jiné služby poskytované provozovnou.

Stejně jako u předchozího typu nastavíte název, cenu, kategorii a případně další informace.

Protože se ale nejedná o skladovou položku, systém zde nesleduje množství ani skladové pohyby.

Jaký typ karty vybrat?

Ve většině případů platí jednoduché pravidlo:

• Pokud chcete evidovat skladové množství, použijte kartu Zboží.
• Pokud produkt prodáváte, ale sklad sledovat nepotřebujete, použijte Zboží bez skladu.
• Pokud prodáváte službu, použijte kartu Služba.

V další části si ukážeme méně používané, ale velmi praktické typy karet – Text, Obal a Vratný obal.

Text, Obal a Vratný obal

V této části se podíváme na tři typy skladových karet, které se nepoužívají tak často jako běžné zboží nebo receptury, ale v mnoha provozech dokážou výrazně usnadnit práci.

Textová karta

Textová karta neslouží k prodeji ani ke skladové evidenci. Jejím hlavním účelem je přenášet informace mezi obsluhou, kuchyní nebo barem.

Příklad:

Hosté právě dojídají předkrm. Obsluha jedním kliknutím odešle do kuchyně informaci, že může začít připravovat hlavní chod.

Kuchyně tak nemusí čekat na telefonát ani na osobní domluvu a jednotlivé chody na sebe mohou plynule navazovat.

Stejným způsobem můžete vytvořit i další často používané zprávy, například:

• Hosté jsou připraveni na další chod.
• Připravit dezert.
• Jídlo zabalit s sebou.
• Přednostní příprava.

Každý podnik si tak může vytvořit vlastní sadu textových zpráv podle způsobu fungování svého provozu.

Textové karty v online objednávkách

Textové karty lze využít také v online objednávkách. Pokud potřebujete zákazníkům nabídnout jednoduché textové volby nebo doplňující informace, můžete je vytvořit právě tímto způsobem.

Ve většině případů ale slouží především jako interní komunikační nástroj mezi zaměstnanci.

Nastavení textové karty

Nastavení textové karty je velmi jednoduché. Stačí zadat:

• název,
• případně kategorii,
• zda má být položka viditelná také zákazníkům.

Skladové údaje ani ceny v tomto případě nastavovat nemusíte.

Praktický tip

Při vytváření více textových karet platí stejné pravidlo jako u ostatních produktů.

Pokud máte předem označenou kategorii, systém do ní nové karty automaticky zařadí. Nemusíte tak kategorii vybírat při každé nové položce zvlášť.

Karta typu Obal

Karta typu Obal se používá pro evidenci obalového materiálu.

Typicky může jít například o:

• pizza boxy,
• burger boxy,
• odnosové krabičky,
• kelímky,
• jiné jednorázové obaly.

Pokud chcete mít přehled o jejich spotřebě nebo skladových zásobách, je tento typ karty vhodnou volbou.

Nastavení obalu

Ve většině případů vyplníte stejné údaje jako u běžného zboží:

• název,
• prodejní cenu, pokud obal prodáváte,
• kategorii,
• případně minimální stav skladu.

Pokud obal používáte pouze interně a zákazník ho nikdy samostatně nekupuje, prodejní cenu zadávat nemusíte.

Stejně jako u běžného zboží můžete využít rychlou inventuru nebo upozornění na minimální skladové množství.

Obrázky obalů

Pokud nabízíte obaly také v online objednávkách, můžete ke kartě přidat fotografii.

Například při objednávce pizzy nebo burgeru tak zákazník snadno uvidí, jaký typ balení vybírá. Nejde o povinné nastavení, ale může zlepšit přehlednost nabídky.

Karta typu Vratný obal

Samostatným typem je Vratný obal. Používá se pro položky, které se zákazníkovi vydávají se zálohou a následně se vracejí zpět.

Systém díky tomu dokáže tyto položky evidovat odděleně od běžného zboží.

Ve většině případů nastavíte pouze:

• název,
• případnou zálohu,
• kategorii.

O ostatní práci se postará systém automaticky.

Praktické využití vratných obalů

Vratné obaly nemusí sloužit pouze pro zálohované obaly prodávané zákazníkům. Řada provozů je využívá také pro interní evidenci majetku.

Evidovat tak můžete například:

• sudy,
• přepravky,
• jiné vratné obaly dodavatelů.

Díky tomu máte kdykoliv přehled, kolik těchto položek se nachází na provozovně. To může být velmi užitečné zejména při inventurách nebo při komunikaci s dodavateli.

Doporučení z praxe

Pokud chcete sledovat spotřebu obalového materiálu, doporučujeme používat samostatné skladové karty.

Nejenže získáte přesnější přehled o zásobách, ale zároveň můžete včas odhalit, že některé obaly docházejí. Při pravidelných objednávkách tak snadno zjistíte, co je potřeba doplnit.

Rozlévané zboží

Nyní se dostáváme k jedné z nejdůležitějších částí celého skladu – rozlévanému zboží.

Právě zde se často rozhoduje o tom, zda bude sklad fungovat přesně, nebo se budou postupně objevovat rozdíly mezi skutečným stavem a skladovou evidencí.

Systém nabízí několik možností nastavení. V tomto webináři si ukážeme doporučený postup, který se v praxi nejčastěji osvědčuje.

Co je rozlévané zboží

Rozlévaným zbožím rozumíme produkty, které nakoupíte v jednom balení, ale zákazníkům je prodáváte po menších částech.

Typickými příklady jsou:

• čepované pivo,
• limonády,
• rozlévané víno,
• destiláty prodávané po odměrkách.

Princip je vždy stejný. Nakoupíte jedno větší balení a zákazníkům prodáváte pouze jeho část. Proto je potřeba, aby systém správně odepisoval skutečně prodané množství.

Doporučený způsob evidence

V praxi existuje několik možností, jak rozlévané produkty evidovat. Technicky fungují všechny, z dlouhodobého pohledu ale doporučujeme používat jednotný způsob práce.

Každý produkt rozdělíme na tři části:

1. skladové balení,
2. otevřenou surovinu,
3. samotnou prodejní položku.

Díky tomuto způsobu evidence budete mít vždy přehled:

• kolik uzavřených balení ještě máte na skladě,
• kolik produktu je aktuálně otevřeno,
• kolik se skutečně prodává zákazníkům.

Stejnou logiku lze použít pro pivo, víno, sirupy, limonády i další rozlévané produkty.

Výhodou je také jednotný způsob práce obsluhy. Není potřeba učit odlišné postupy pro jednotlivé druhy zboží.

Příklad na sudu piva

Představme si padesátilitrový sud piva.

1. Na sklad přijmete jeden kus.
2. Ve chvíli, kdy personál sud narazí, systém jej převede na otevřenou skladovou surovinu.
3. Při každém prodaném pivu se odpovídající množství odepisuje z této otevřené suroviny.
4. Jak se sud postupně vyprazdňuje, sklad ukazuje jeho zbývající množství.
5. Po otevření nového sudu se celý proces zopakuje.

Výsledkem je přesná skladová evidence bez nutnosti složitého ručního přepočítávání.

Stejný princip u vína

Stejným způsobem můžete evidovat také rozlévaná vína.

1. Na sklad přijmete celou láhev.
2. Po jejím otevření se vytvoří otevřená skladová surovina.
3. Z otevřené suroviny se následně odepisují jednotlivé decilitry nebo jiné prodávané objemy.

Kdykoliv tak máte přehled:

• kolik lahví je ještě zavřených,
• kolik lahví je právě otevřených,
• jaké množství vína v nich přibližně zbývá.

Tento způsob evidence výrazně usnadňuje inventury i plánování dalších objednávek.

Je možné použít jednodušší variantu?

Ano. Pokud nechcete evidovat otevřená balení zvlášť, můžete pracovat pouze se skladovou surovinou.

Systém bude fungovat správně i tímto způsobem, přijdete ale o přehled, kolik balení je otevřených a kolik jich zůstává uzavřených.

Proto doporučujeme používat kompletní model se skladovým balením, otevřenou surovinou a prodejní položkou. Vyžaduje sice vytvoření jedné karty navíc, ale přináší výrazně lepší přehled nad skladovým hospodářstvím.

V další kapitole navážeme na rozlévané zboží a ukážeme si receptury. Právě receptury propojí jednotlivé skladové suroviny s prodávanými jídly, nápoji nebo koktejly a zajistí jejich automatické odepisování při každém prodeji.

Receptury

Dostáváme se k části, která je základem správně vedeného skladu v gastronomii – recepturám.

Receptury propojují prodávané položky se skladovými surovinami. Díky tomu systém při každém prodeji automaticky odečte správné množství surovin ze skladu.

Pokud chcete mít přesné skladové hospodářství, doporučujeme používat receptury všude tam, kde se produkt skládá z více ingrediencí.

Typicky jde například o:

• hlavní jídla,
• pizzy,
• burgery,
• saláty,
• koktejly,
• kávy,
• další připravované produkty.

Jak receptura funguje

Princip fungování receptury je velmi jednoduchý. Nejprve vytvoříte všechny potřebné skladové suroviny a teprve potom samotnou recepturu.

V receptuře určíte, jaké suroviny a v jakém množství se mají při prodeji konkrétního produktu odepisovat.

Jakmile obsluha prodá hotový produkt, systém automaticky provede všechny potřebné skladové pohyby. Personál tak nemusí jednotlivé suroviny odepisovat ručně.

Tím se výrazně snižuje chybovost a zároveň šetří čas obsluhy.

Příklad receptury

Představme si například cheeseburger. Host si objedná jeden kus a obsluha pouze přidá burger do účtu.

Ve stejném okamžiku může systém automaticky odepsat ze skladu například:

• housku,
• hovězí maso,
• cheddar,
• list salátu,
• rajče,
• cibuli,
• omáčku.

Obsluha přitom pracuje pouze s jednou prodejní položkou. Veškeré skladové pohyby jednotlivých surovin proběhnou automaticky na pozadí.

Právě automatické odepisování jednotlivých surovin patří mezi největší výhody receptur.

Vytvoření receptury

Při zakládání nové receptury nejprve vyplníte základní údaje.

Stejně jako u ostatních skladových karet zadáte:

• název,
• kategorii,
• prodejní cenu,
• sazbu DPH,
• případně fotografii nebo překlady.

Následně otevřete část Receptura, kde začnete přidávat jednotlivé skladové suroviny.

Přidávání surovin

Každou použitou surovinu přidáte do seznamu a zadáte její spotřebované množství.

Příklad:

• 180 gramů masa,
• 1 houska,
• 20 gramů sýra,
• 15 gramů omáčky.

Systém následně při každém prodeji produktu odečte právě tato množství ze skladu.

Upozornění: Je důležité, aby byla spotřebovaná množství jednotlivých surovin nastavena správně. Na jejich základě se totiž vypočítává skutečný skladový stav.

Jednotky

Při vytváření receptur je velmi důležité správné používání měrných jednotek.

Pokud je skladová surovina vedena v kilogramech, spotřeba v receptuře musí odpovídat stejné jednotce. Stejný princip platí pro litry, mililitry nebo kusy.

Doporučujeme proto nastavit jednotky jednotně již při vytváření skladu. Vyhnete se tak zbytečným přepočtům a možným chybám.

Polotovary

Receptury nemusí obsahovat pouze základní suroviny. V systému můžete vytvářet také polotovary.

Může jít například o:

• pizza těsto,
• hotovou omáčku,
• připravenou směs,
• předem uvařenou přílohu.

Tyto polotovary můžete následně použít v dalších recepturách.

Výhodou je, že pokud se změní složení polotovaru, nemusíte upravovat desítky jednotlivých jídel. Stačí změnit jednu recepturu polotovaru.

Varianty produktů

Stejný princip můžete využít také u různých velikostí jednoho produktu.

Příklad:

Malá, střední i velká pizza mohou mít vlastní recepturu s odlišným množstvím použitých surovin.

Stejně tak můžete připravit různé velikosti kávy nebo limonád. Každá varianta pak odepisuje přesně tolik surovin, kolik se při její přípravě skutečně spotřebuje.

Praktické doporučení

Receptury doporučujeme vytvářet až ve chvíli, kdy máte připravené všechny potřebné skladové suroviny.

Pokud budete receptury vytvářet dříve, budete se k nim muset opakovaně vracet a doplňovat chybějící položky.

Ve větších provozech doporučujeme postupovat následovně:

1. Připravte skladové karty surovin.
2. Rozdělte je do kategorií.
3. Nastavte správné měrné jednotky.
4. Až poté začněte vytvářet receptury.

Tento postup je rychlejší a zároveň výrazně přehlednější.

Kontrola receptur

Po vytvoření receptury doporučujeme provést jednoduchý test.

1. Přijměte na sklad několik potřebných surovin.
2. Vytvořte zkušební účet.
3. Produkt jednou prodejte.
4. Následně zkontrolujte skladové pohyby a aktuální stav skladu.

Pokud se odečetly správné suroviny ve správném množství, je receptura připravena k používání.

Tuto kontrolu se vyplatí provést hned na začátku. V běžném provozu, kdy již probíhá větší množství prodejů, by se případné chyby hledaly podstatně složitěji.

Nejčastější chyby

Při nastavování receptur se nejčastěji setkáváme s následujícími chybami:

• špatně nastavené měrné jednotky,
• chybějící suroviny,
• nesprávně zadané množství,
• vytvoření receptury dříve, než jsou připravené skladové karty,
• duplicitní skladové položky.

Doporučujeme proto sklad vytvářet postupně a po jednotlivých skupinách. Je mnohem jednodušší zkontrolovat deset nových receptur než později opravovat několik stovek položek.

Doporučený postup při zakládání skladu

Na závěr si shrneme doporučený postup, který se dlouhodobě osvědčuje u většiny provozů. Pokud budete sklad zakládat systematicky, můžete se vyhnout většině problémů při jeho pozdějším používání.

Krok 1 – Připravte si strukturu

Nejdříve si promyslete strukturu kategorií a rozdělte produkty do logických skupin.

Není potřeba vytvářet desítky kategorií. Naopak platí, že jednodušší struktura se mnohem lépe spravuje a obsluha se v ní rychleji orientuje.

Krok 2 – Vytvořte skladové suroviny

Následně založte všechny produkty a suroviny, které budete přijímat na sklad.

Například:

• maso,
• zeleninu,
• nápoje,
• obaly,
• další skladové suroviny.

Právě na těchto skladových kartách budou později postavené jednotlivé receptury.

Krok 3 – Nastavte minimální stavy

U důležitých položek doporučujeme nastavit minimální skladové množství.

Systém vás tak může včas upozornit, že je potřeba objednat další zboží. Díky tomu výrazně snížíte riziko výpadků důležitých produktů nebo surovin.

Krok 4 – Vytvořte receptury

Jakmile jsou všechny skladové suroviny připravené, můžete začít vytvářet jednotlivé receptury.

Doporučujeme postupovat systematicky po jednotlivých skupinách, například:

1. hlavní jídla,
2. nápoje,
3. dezerty.

Díky tomu se budete v recepturách mnohem lépe orientovat a jednodušeji kontrolovat jejich správnost.

Krok 5 – Otestujte celý proces

Než začnete systém používat v ostrém provozu, doporučujeme provést několik zkušebních prodejů.

Zkontrolujte především, zda:

• se správně odepisují suroviny,
• správně fungují receptury,
• jsou produkty zařazené do správných kategorií,
• se objednávky tisknou na správná zařízení.

Tato krátká kontrola vám může ušetřit mnoho času a komplikací při běžném provozu.