Nákup tovaru, skladový príjem - import príjemky
V tomto návode sa dozviete, ako je možné spraviť príjemku na základe súboru s položkami od dodávateľa pomocou importu. Aplikácia ponúka rôzne formáty súborov, pomocou ktorých je možné jednoducho vytvoriť skladovú príjemku bez nutnosti vyberať položky jednotlivo. Je však potrebné dodržať nižšie popísaný postup aby import prebehol správne. Výhodou importov podkladov od dodávateľov je rýchlosť príjmu a minimalizovanie chybovosti, nakoľko v súbore je obsiahnutý aj dátum, ku ktorému bol tovar dodaný (je však samozrejme možné ho manuálne zmeniť). Automaticky sa podľa údajov v súbore vyberie aj dodávateľ, ak už tento v aplikácii je vytvorený a má zadané obchodné údaje.
Okrem toho, že je možné importovať doklad priamo od dodávateľa v už vopred definovam tvare, je možné si pripraviť súbor pre import aj manuálne. Toto je vhodné napr. pri počiatočnom importe skladových zásob, kedy vyexportujete zoznam položiek a skladové ceny z predchádzajúceho SW, a v upravenej štruktúre si pripravíte podklad pre skladový príjem. (Samozrejme za predpokladu, že jednotlivé predajné položky už boli do systému importované.)
- Otvorte si aplikáciu MS Office Excel.
- Podklad pre príjem si pripravíte v tvare a poradí stĺpcov "Kód/EAN; Mn; Cena".
- Kód/EAN - je potrebné aby sa údaj zhodoval s už vytvorenou tovarovou položkou v aplikácii aby systém vedel na základe jedného z týchto údajov položku spárovať.
- Mn - prijímané množstvo.
- Cena - pri importe sa zadáva nákupná cena bez DPH.
- Kliknite na tlačidlo Súbor a vyberte možnosť Uložiť ako.
- Kliknite na výber formátu pre uloženie a vyberte možnosť CSV (oddelený čiarkami) (CSV (comma delimited).
- Vyberte umiestnenie vytvoreného súboru a kliknite na Uložiť.
Niektoré spoločnosti dodávajú podklady pre naskladnenie položiek aj v elektronickom formáte. Nie je tak potrebné ručné nahadzovanie položiek podľa dokladu od dodávateľa, ale je možné súbor priamo do aplikácie naimportovať.
Zoznam podporovaných formátov súborov od dodávateľov, od ktorých je možné importovať dodacie listy do aplikácie: BarlS, Bidfood, Food logistic, Italmarket, JIP, KON-RAD, Lunys, Makro, Metro, MK Soft, Oberon. V prípade, že používate aplikáciu iKelp POS Mobile/Pokladňa na iných prevádzkach, je možné použiť aj formát iKelp pre import dokladu z inej prevádzky.
Aktuálny zoznam dodávateľov, od ktorých je podporovaný import, nájdete priamo pri importe, kde vyberáte konkrétneho dodávateľa. Aplikácia tak vie, v akom tvare sú importované údaje.
- Pre import podkladov kliknite na Sklad v menu aplikácie.
- Kliknite na +Príjemka a vyberte druh dokladu od zákazníka.
- Kliknite na možnosť Nahrať položky zo súboru.
- Pomocou Vybrať súbor vyberte súbor od dodávateľa.
- Zo zoznamu vyberte požadovaný formát súboru na základe dodávateľa.
- Kliknite na Import.
Párovanie položiek
Aplikácia sa pri importe snaží automaticky položky spárovať podľa názvu, alebo dodávateľského kódu. Nie vždy je však možné jednoznačne položky identifikovať s položkami, ktoré máte v aplikácii vytvorené. Vtedy je potrebné ich spárovať manuálne. Tento krok však stačí spraviť len raz pre každú kartu. Na kartu sa zapíše dodávateľský kód a tak ju aplikácia vie správne pri budúcich importoch priradiť. Zároveň sa na karte tvorí história nákupov od dodávateľov, dodávateľských kódov ako aj vývoj nákupných cien.
Ako už bolo spomenuté, pri prvých importoch, ak sa nezhoduje názov položiek v importovanom súbore s tými, pod ktorými figurujú karty v aplikácii, je potrebné karty ručne naviazať s položkami v aplikácii. Tým sa vytvorí väzba pre budúce automatické párovanie položiek. Okrem toho je tiež potrebné vybrať, resp. vytvoriť kontakt na dodávateľa v adresári.
- Pre vytvorenie položky v aplikácii kliknite na ikonu +.
- Vyberte typ karty zo zoznamu.
- Automaticky sa podľa názvu karty od dodávateľa prednastaví názov. (Tento je možné v prípade potreby zmeniť.)
- Skontrolujte zaradenie karty do kategórie.
- Podľa typu karty ak je to potrebné nadefinujte aj ostatné parametre ako Spotreba/Výroba.
- Pre potvrdenie kliknite na Uložiť.
- Automaticky sa v zozname zobrazí vývoj cien na danej karte.
- Kliknutím na Upraviť je možné upraviť cenu / množstvo pre príjem.
- Kliknite na tlačidlo Uložiť pre uloženie príjemky.
- Kliknite na ikonu Viac.
- Začnite písať názov karty, alebo kód.
- Vyberte kartu zo zoznamu.
- Kliknite na OK.
- Naviažte takto všetky položky príjemky.
- Kliknite na tlačidlo Uložiť pre uloženie príjemky.
- Kliknite na ikonu Viac.
- Kliknite na X pre odobranie väzby na kartu.
- Začnite písať názov karty, alebo kód.
- Vyberte kartu zo zoznamu.
- Kliknite na OK.
- Kliknite na tlačidlo Uložiť pre uloženie príjemky.
Tento postup je možné použiť v prípade, že ešte nebola príjemka uložená. Ak bola medzitým príjemka uložená, a je potrebné zmeniť naviazanú kartu, je potrebné položku z príjemky odstrániť, a pridať ju znovu do dokladu manuálne. Položku je možné odobrať označením položky v doklade a kliknutím na tlačidlo Del na klávesnici. Odstrániť je možné ju aj kliknutím na ikonu Viac a na Odstrániť.
V prípade, že potrebujete spraviť príjem len čiastkovo, ale niektoré položky ešte nemáte zviazané s kartami v iKelp POS Mobile, je aj tak možné príjemku uložiť. Nenaviazané položky sa uložia ako textové, a je možné ich dodatočne v príjemke naviazať.
Súvisiace návody
Ako správne vybrať typ skladovej karty
by
Ing. Lukáš Krajčír